Wat doet een vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon is iemand die binnen een organisatie beschikbaar is voor werknemers, studenten of andere betrokkenen om hen te ondersteunen bij problemen of kwesties waar ze vertrouwelijk over willen spreken. Dit kan betrekking hebben op onderwerpen zoals ongewenst gedrag, ethische dilemma’s of persoonlijke kwesties. De vertrouwenspersoon biedt een veilige omgeving en fungeert als aanspreekpunt.
Een vertrouwenspersoon kan intern of extern zijn. Beide typen hebben dezelfde doelstelling: ondersteuning bieden bij meldingen en zorgen, maar ze verschillen in hun positie binnen of buiten de organisatie.
Het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon
Een interne vertrouwenspersoon is iemand die werkzaam is binnen de organisatie en deze rol combineert met andere functies. Omdat deze persoon deel uitmaakt van de organisatie, is hij of zij vaak goed bekend met de cultuur, regels en procedures. Hierdoor kan een interne vertrouwenspersoon sneller schakelen en direct actie ondernemen als dat nodig is. Een belangrijk voordeel is dat deze vertrouwenspersoon makkelijk benaderbaar is voor medewerkers, omdat ze elkaar vaak al kennen. Toch kan dit ook een nadeel zijn: sommige mensen vinden het lastig om gevoelige zaken te bespreken met iemand die ze persoonlijk kennen, of ze twijfelen aan de onafhankelijkheid van de interne vertrouwenspersoon.
Een externe vertrouwenspersoon daarentegen is een professional die van buiten de organisatie wordt ingehuurd. Deze persoon is volledig onafhankelijk en heeft geen banden met het management, collega’s of andere interne partijen. Dit kan voor medewerkers een veilige en neutrale omgeving creëren waarin ze zich vrijer voelen om gevoelige onderwerpen te bespreken. Een nadeel is dat een externe vertrouwenspersoon minder goed op de hoogte is van de interne organisatiecultuur en regels, en soms minder zichtbaar of toegankelijk kan zijn voor medewerkers.
Positie ten opzichte van de organisatie
Het verschil tussen deze twee typen vertrouwenspersonen ligt dus vooral in hun positie ten opzichte van de organisatie. Waar de interne vertrouwenspersoon dichtbij staat en vaak sneller kan handelen, biedt de externe vertrouwenspersoon juist meer afstand en onafhankelijkheid. Veel organisaties kiezen ervoor om beide opties aan te bieden, zodat medewerkers zelf kunnen bepalen wat voor hen het prettigst voelt.
Interesse in meer informatie over een externe vertrouwenspersoon voor uw organisatie? Vul dan het formulier in op deze pagina. Onze partner neemt dan zo spoedig mogelijk contact met je op voor een gratis kennismakingsgesprek!
Nieuws
Interview met samenwerkingspartner PuntUit
Bij Lamers Zorg & Arbeid staat het welzijn van medewerkers centraal. Als arbodienst vinden we het belangrijk om niet alleen verzuim te voorkomen, maar ook de algehele gesteldheid van medewerkers...
Melding van ongewenst gedrag: wat nu?
Als HR-manager of eigenaar van een bedrijf kan het voorkomen dat je te maken krijgt met meldingen van ongewenst gedrag binnen je organisatie. Dit kan variëren van intimidatie, pesten, discriminatie...
Is een externe vertrouwenspersoon verplicht?
Per 1 januari 2025 zijn werkgevers met meer dan 10 werknemers wettelijk verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen om een veilige werkomgeving te waarborgen. Deze maatregel is bedoeld om...
Is een vertrouwenspersoon verplicht
Vanaf 1 januari 2025 is het voor organisaties met meer dan tien werknemers verplicht om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze verplichting komt voort uit het streven naar een veilige en gezonde werkomgeving, zoals vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De wet verplicht werkgevers om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder werkdruk, discriminatie, pesten, intimidatie en seksuele intimidatie. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt door de Inspectie SZW (Arbeidsinspectie) gezien als een effectieve manier om aan deze zorgplicht te voldoen. In sommige sectoren, zoals het onderwijs of de overheid, was het al verplicht vanwege cao-afspraken of specifieke richtlijnen. Veel organisaties kiezen er ook vrijwillig voor, omdat het bijdraagt aan een veilige werkomgeving, helpt om escalaties te voorkomen en het signaal geeft dat ongewenst gedrag serieus wordt genomen. Hoewel kleinere organisaties met minder dan tien werknemers geen verplichting hebben, is het ook voor hen verstandig om proactief een vertrouwenspersoon aan te stellen om de sociale veiligheid te waarborgen en risico’s te minimaliseren.
Rol vertrouwenspersoon bij arbeidsconflict
Bij een arbeidsconflict speelt de vertrouwenspersoon een ondersteunende en begeleidende rol, maar het is belangrijk te benadrukken dat ze geen mediator of probleemoplosser zijn. Hun belangrijkste taak is om een veilige en vertrouwelijke ruimte te bieden aan de werknemer die met het conflict worstelt. Ze bieden een luisterend oor en geven de werknemer de kans om hun verhaal te doen, wat belangrijk kan zijn in situaties waarin de werknemer zich niet gehoord voelt. Daarnaast informeert de vertrouwenspersoon de werknemer over hun rechten en de mogelijke stappen die ze kunnen ondernemen, zoals het melden van het conflict bij HR of het inschakelen van een mediator. Hoewel de vertrouwenspersoon zelf geen conflicten oplost, helpt hij of zij de werknemer om mogelijke oplossingen te overwegen en kan hen ondersteunen bij het formuleren van een gesprek of een schriftelijke klacht. Als het conflict complex is en meer gespecialiseerde hulp nodig is, kan de vertrouwenspersoon doorverwijzen naar de juiste partij, zoals een mediator, bedrijfsarts of arbeidsjurist. Het is echter belangrijk dat de vertrouwenspersoon altijd neutraal blijft en geen partij kiest in het conflict. Ze nemen geen beslissingen over de zaak en bieden geen juridische of formele bemiddeling. Hun rol is om de werknemer te ondersteunen bij het navigeren door het conflict en hen te begeleiden naar passende stappen en oplossingen.
Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen
Een vertrouwenspersoon heeft een belangrijke, maar strikt begrensde rol binnen een organisatie. Ze mogen geen acties ondernemen zonder de expliciete toestemming van degene die een melding maakt. Dit betekent dat een vertrouwenspersoon geen klachten doorspeelt, onderzoeken start of informatie deelt met derden zonder instemming. Ook is het niet hun taak om klachten zelf te onderzoeken of af te handelen; dat behoort tot de verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld HR of een klachtencommissie. Daarnaast mag een vertrouwenspersoon geen oordeel vellen over de juistheid van een klacht of over de betrokken partijen. Hun rol is puur ondersteunend en adviserend, zonder een standpunt in te nemen. Hoewel ze advies kunnen geven over procedures, kunnen ze geen juridische hulp bieden of optreden als juridisch adviseur. Een vertrouwenspersoon heeft een strikte geheimhoudingsplicht en mag informatie alleen delen als de melder expliciet toestemming geeft of als er sprake is van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld bij dreigend gevaar. Neutraliteit is essentieel, en ze mogen geen partij kiezen of zich mengen in conflicten. Bovendien vervult een vertrouwenspersoon alleen de rol die binnen hun taakomschrijving valt. Ze zijn geen psycholoog, bemiddelaar of manager, en kunnen hooguit doorverwijzen naar gespecialiseerde hulp als dat nodig is. Samengevat bieden ze een luisterend oor, ondersteunen en adviseren, maar blijven altijd neutraal, vertrouwelijk en handelen uitsluitend binnen de grenzen van hun functie.
Voorkomen is beter dan genezen
Samenwerkingspartners
Externe vertrouwenspersoon
Met onze partner in externe vertrouwenspersonen wordt er preventief gehandeld, omdat voorkomen beter is dan genezen. Dit doen ze door een aantal effectieve maatregelen zoals:
- Gratis spreekuur waarbij 70% van de gevallen al opgelost wordt, met de keuze tussen een man of vrouw als vertrouwenspersoon, en de mogelijkheid om fysiek of online te spreken.
- Externe vertrouwenspersonen zijn beschikbaar van 09:00 tot 21:00 uur, zowel in het Nederlands als Engels, zodat medewerkers ook buiten kantoortijden terechtkunnen voor hulp.
- Actieve communicatie via e-mail om belangrijke onderwerpen onder de aandacht te brengen, een zelfhulpplatform voor medewerkers, en een speciaal ontwikkeld spel dat het gesprek over belangrijke thema’s, zoals overschrijdend gedrag, aanjaagt. Dit spel helpt medewerkers om te begrijpen hoe collega’s bepaalde zaken ervaren en biedt op een interactieve manier meer informatie, waardoor bewustwording en leren van elkaar wordt gestimuleerd.
Plan een gratis kennismakingsgesprek met onze partner en ontdek hoe zij uw organisatie kunnen ondersteunen met een externe vertrouwenspersoon. Dit gesprek biedt de gelegenheid om meer te leren over de voordelen voor zowel uw organisatie als uw medewerkers. Vul het formulier op deze pagina in en zet de eerste stap naar een veiligere en gezondere werkcultuur met een externe vertrouwenspersoon!