Als HR-manager of eigenaar van een bedrijf kan het voorkomen dat je te maken krijgt met meldingen van ongewenst gedrag binnen je organisatie. Dit kan variëren van intimidatie, pesten, discriminatie tot ongepaste opmerkingen of ander gedrag dat de werksfeer verstoort. Het is van groot belang dat je als leidinggevende weet hoe je op een professionele en zorgvuldige manier omgaat met dergelijke meldingen. Hoe pak je dit aan en wat zijn de volgende stappen?
Neem de melding serieus
Wanneer een medewerker ongewenst gedrag meldt, is het van essentieel belang om dit serieus te nemen. Ook als je zelf denkt dat het incident relatief klein is, kan het voor de medewerker een grote impact hebben. Luister aandachtig en zorg ervoor dat je volledig begrijpt wat er gebeurd is. Maak duidelijk dat het veilig is om meldingen te doen en dat het beleid van de organisatie gericht is op het waarborgen van een respectvolle en veilige werkomgeving.
Zorg voor vertrouwelijkheid
Een melding van ongewenst gedrag kan veel impact hebben op de persoon die het ervaart. Het is essentieel om vertrouwelijkheid te waarborgen tijdens het proces. Alleen de personen die direct betrokken zijn bij het onderzoek of de afhandeling van de melding, moeten op de hoogte zijn van de situatie. Dit creëert een veilige omgeving voor medewerkers om zich uit te spreken zonder angst voor repercussies. Als werkgever kun je hierin ook de vertrouwenspersoon betrekken. Een vertrouwenspersoon is vaak de eerste persoon tot wie medewerkers zich wenden bij meldingen van ongewenst gedrag. Deze vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol in het bieden van steun en het faciliteren van een vertrouwelijke melding.
Beoordeel de ernst van de situatie
Na het ontvangen van de melding is het belangrijk om de ernst van de situatie te beoordelen. Dit kan door het verkrijgen van aanvullende informatie, zoals het interviewen van de melder, getuigen en de persoon tegen wie de klacht is gericht. Bepaal of het gedrag een incident was, een patroon vertoont, of dat er sprake is van structureel ongewenst gedrag. Dit zal helpen bij het nemen van passende vervolgstappen. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn om de preventiemedewerker te betrekken, die kan adviseren over de aanpak en mogelijke risico’s op de werkvloer.
Onderzoek de situatie
Een objectief onderzoek is essentieel om te begrijpen wat er precies is gebeurd. Dit kan zowel formeel als informeel gebeuren, afhankelijk van de aard van de melding en de interne procedures van het bedrijf. Het doel van dit onderzoek is om de feiten vast te stellen, zowel voor de bescherming van de medewerker als voor de persoon tegen wie de klacht is ingediend. Zorg ervoor dat dit proces transparant is, maar dat de privacy van alle betrokkenen gerespecteerd wordt.
Bespreek de gevolgen en mogelijke vervolgstappen
Als het ongewenste gedrag wordt bevestigd, is het belangrijk om duidelijke vervolgstappen te communiceren. Dit kan variëren van een waarschuwing, coaching of training tot zwaardere maatregelen zoals een disciplinaire maatregel of zelfs ontslag, afhankelijk van de ernst van het gedrag. Zorg ervoor dat je besluitvormingsproces eerlijk, consistent en in lijn met het bedrijfsbeleid is. Hierbij kan de vertrouwenspersoon ook helpen om een gesprek aan te gaan met zowel de melder als de aangeklaagde, zodat beide partijen zich gehoord voelen.
Communiceer met alle betrokkenen
Het is essentieel om duidelijk te communiceren met zowel de melder als de aangeklaagde. De melder moet op de hoogte worden gesteld van de acties die worden ondernomen, terwijl de aangeklaagde de mogelijkheid moet krijgen om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Beide partijen moeten zich gehoord voelen. Het doel is om tot een oplossing te komen die recht doet aan de situatie en de werkomgeving weer veilig maakt voor iedereen.
Voorkomen is beter dan genezen
Het is van belang dat je als HR-manager of eigenaar van een bedrijf preventieve maatregelen neemt om ongewenst gedrag te voorkomen. Dit kan door middel van duidelijke gedragsregels, trainingen over respect en inclusiviteit, en het creëren van een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om ongewenst gedrag te melden. Regelmatige bewustwordingscampagnes en vertrouwenspersonen kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Ook een goede Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) kan helpen om risico’s met betrekking tot ongewenst gedrag op de werkvloer tijdig te signaleren en te mitigeren. Daarnaast biedt onze PSA-scan een specifieke module voor grensoverschrijdend gedrag. Deze module stelt je in staat om ongewenst gedrag, zoals seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten, beter in kaart te brengen. Grensoverschrijdend gedrag wordt vaak als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaren, en dit kan leiden tot werkstress en verzuim. Door de PSA-scan in te zetten, kun je op een laagdrempelige manier inzicht krijgen in de omgangsvormen binnen je bedrijf, waardoor je sneller kunt ingrijpen en het probleem effectief kunt aanpakken.
Leer van de situatie
Elke melding van ongewenst gedrag is een kans om als organisatie te leren en te verbeteren. Analyseer het incident om te kijken of er structurele verbeteringen mogelijk zijn in het beleid, de werkomstandigheden of de cultuur van het bedrijf. Dit helpt niet alleen om de werkomgeving te verbeteren, maar ook om toekomstige meldingen effectiever aan te pakken. Het betrekken van de preventiemedewerker en het updaten van de RI&E kan hierbij van grote waarde zijn.
Het is belangrijk om snel en doeltreffend te reageren op meldingen van ongewenst gedrag. Als leidinggevende draag je een grote verantwoordelijkheid voor het handhaven van een veilige en respectvolle werkplek. Door een transparant proces te volgen, de juiste maatregelen te nemen en te zorgen voor open communicatie, kun je niet alleen het specifieke incident aanpakken, maar ook bijdragen aan een positieve en inclusieve werkomgeving voor al je medewerkers.
