Per 1 januari 2025 zijn werkgevers met meer dan 10 werknemers wettelijk verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen om een veilige werkomgeving te waarborgen. Deze maatregel is bedoeld om ongewenst gedrag, zoals pesten, intimidatie en discriminatie, te voorkomen en aan te pakken.
Wat houdt de verplichting in?
Werkgevers moeten een vertrouwenspersoon aanstellen die fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers met klachten over ongewenst gedrag. Deze vertrouwenspersoon kan intern worden aangesteld of extern worden ingehuurd via bijvoorbeeld een arbodienst of branchevereniging. De vertrouwenspersoon heeft onder andere de volgende taken:
- Opvangen, begeleiden en adviseren van werknemers en, indien nodig, doorverwijzen naar een hulpverlener.
- De werkgever gevraagd en ongevraagd adviseren over het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag.
- Jaarlijks verslag uitbrengen van waarnemingen aan de werkgever, ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
- De werkgever en werknemers informeren over de rol en het doel van de vertrouwenspersoon.
Deze verplichting wordt opgenomen in artikel 13a van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet).
Waarom is een vertrouwenspersoon belangrijk?
Een veilige werkomgeving draagt bij aan het welzijn en de productiviteit van werknemers. Uit onderzoek blijkt dat een gevoel van veiligheid en respect op de werkvloer leidt tot minder ziekteverzuim, hogere betrokkenheid en betere prestaties. Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een plek waar ze in vertrouwen hun zorgen kunnen delen en advies kunnen krijgen over mogelijke vervolgstappen. Dit voorkomt dat problemen escaleren en draagt bij aan een positieve werksfeer.
Rol van de ondernemingsraad (OR)
De OR heeft instemmingsrecht bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon. Dit betekent dat de OR betrokken moet worden bij de keuze tussen een interne of externe vertrouwenspersoon en bij het vaststellen van het profiel en de taken van de vertrouwenspersoon. Daarnaast dient de OR erop toe te zien dat de vertrouwenspersoon over de juiste kwalificaties en eigenschappen beschikt om de functie effectief te vervullen.
Interne versus externe vertrouwenspersoon
Bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon kunnen werkgevers kiezen tussen een interne of externe kandidaat. Een interne vertrouwenspersoon is al werkzaam binnen de organisatie en kent de bedrijfscultuur goed, maar medewerkers kunnen aarzelen om gevoelige kwesties met een collega te bespreken. Een externe vertrouwenspersoon biedt meer onafhankelijkheid en kan daardoor laagdrempeliger zijn voor medewerkers, maar is mogelijk minder bekend met de interne processen en cultuur van de organisatie.
Samenwerking met een externe vertrouwenspersoon partner
Om werkgevers te ondersteunen in het voldoen aan deze nieuwe verplichting werkt Lamers Zorg & Arbeid samen met een externe vertrouwenspersoon partner. Net als Lamers Zorg & Arbeid hanteert deze partner het motto: “Voorkomen is beter dan genezen” en onderscheidt zich door een sterke focus op bewustwording en preventie.
De externe vertrouwenspersoon partner helpt organisaties niet alleen met het aanstellen van een vertrouwenspersoon, maar biedt ook diverse preventieve maatregelen, zoals:
- Een interactief spel: een hulpmiddel om binnen organisaties omgangsvormen bespreekbaar te maken en medewerkers bewust te maken van gewenst gedrag.
- Periodieke update mails: informatieve mails met korte video’s over ongewenste omgangsvormen, bedoeld om het bewustzijn binnen organisaties hoog te houden.
- Gratis online spreekuur: een laagdrempelige manier voor medewerkers om vragen te stellen of zorgen te delen zonder directe verplichtingen.
- Zelfhulpplatform: een platform met informatie over vertrouwenspersonen, ongewenste omgangsvormen en praktische tips.
- Monitoringstool: een hulpmiddel dat signalen binnen organisaties analyseert en helpt om preventief actie te ondernemen bij opkomende problematiek.
Daarnaast biedt de externe vertrouwenspersoon partner ruime openingstijden en verschillende contactmogelijkheden, zoals e-mail, telefoon en WhatsApp, zodat medewerkers op een manier die bij hen past contact kunnen opnemen. Ook zijn gesprekken mogelijk in het Nederlands en Engels en kunnen medewerkers kiezen tussen een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon.
Wanneer je via ons formulier op de website een afspraak maakt voor een kennismakingsgesprek met onze externe vertrouwenspersoon partner, is dit geheel gratis. Tijdens dit gesprek krijg je inzicht in de werkwijze, mogelijkheden en voordelen van een externe vertrouwenspersoon binnen jouw organisatie. Zo kun je vrijblijvend ontdekken hoe ze jou kunnen ondersteunen bij het creëren van een veilige werkomgeving. Plan vandaag nog een gratis kennismakingsgesprek!
Voorbereiding op de nieuwe wetgeving
Werkgevers doen er goed aan om tijdig te beginnen met de implementatie van deze verplichting. Dit omvat het bepalen of een interne of externe vertrouwenspersoon de voorkeur heeft, het opstellen van een duidelijk functieprofiel, en het informeren van medewerkers over de beschikbaarheid en rol van de vertrouwenspersoon. Daarnaast is het belangrijk om de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) aan te passen en hierin op te nemen hoe de vertrouwenspersoon over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt, tijd kan vrijmaken en vertrouwelijk kan handelen.
Een effectieve implementatie houdt ook in dat de organisatie duidelijke richtlijnen opstelt voor de omgang met meldingen van ongewenst gedrag. Dit omvat het definiëren van de procedures voor het indienen van klachten, het waarborgen van vertrouwelijkheid en het vaststellen van de verantwoordelijkheden van zowel de werkgever als de vertrouwenspersoon.
Door proactief aan de slag te gaan met deze verplichting, kunnen werkgevers bijdragen aan een veilige en respectvolle werkomgeving voor al hun medewerkers. Het implementeren van een vertrouwenspersoon is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om te laten zien dat de organisatie het welzijn van haar medewerkers serieus neemt en een gezonde werkcultuur wil bevorderen.
